INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ai sensi e nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento al Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e al D.lgs. 196/2003 e s.m.i. (“Codice Privacy” e, insieme al GDPR, “Normativa Privacy”), l’Associazione Nazionale per le Malattie Infiammatorie Croniche dell’Intestino, in qualità di titolare del trattamento (“AMICI ETS”, “Titolare”, “Noi”), desidera informarLa sulle finalità e modalità tramite le quali tratterà i dati personali da Lei conferiti ai fini della partecipazione di Suo/a figlio/a alle iniziative “Summer Camp Junior”/ “Summer Camp Teen” (“Summer Camp”).
- QUALI DATI PERSONALI TRATTIAMO
- Dati comuni dei genitori e dei minori
Per permetterLe di iscrivere Suo/a figlio/a al Summer Camp abbiamo bisogno di alcuni dati relativi ai genitori del minore, e in particolare il nome e il cognome dei genitori, l’indirizzo email e i recapiti telefonici di uno di essi, nonché una copia del documento di identità di entrambi, oltre ai dati eventualmente conferiti con la compilazione della liberatoria in allegato. Le sarà inoltre richiesto di indicare se uno dei genitori sia già socio di AMICI ETS o meno.
Abbiamo inoltre bisogno di raccogliere alcuni dati relativi a Suo/a figlio/a, e in particolare il suo nome e cognome, la data e il luogo di nascita e di residenza, nonché una copia del suo documento di identità. Nel corso del Summer Camp potremmo inoltre raccogliere ulteriori dati relativi a Suo/a figlio/a, ad esempio quelli inerenti alle sue abitudini e preferenze, nell’ottica di organizzare e gestire al meglio la sua partecipazione all’iniziativa.
- Dati relativi allo stato di salute dei minori
AMICI ETS desidera inoltre raccogliere i dati relativi allo stato di salute di Suo/a figlio/a, e in particolare quelli contenuti nel certificato del medico pediatra gastroenterologo, oltre al tipo di tipologia, allo stato della malattia e a eventuali allergeni e intolleranza, nonché quelli relativi all’eventuale terapia da seguire durante il Summer Camp.
- Immagine dei minori
Nel corso del Summer Camp potrebbero inoltre essere raccolte immagini relative a Suo/a figlio/a, sia tramite scatti fotografici che mediante registrazioni video.
- FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
Abbiamo indicato di seguito le finalità dei trattamenti di dati e, per ciascuna di queste, il fondamento legale che ci consente – o consentirebbe, in alcuni casi – di perseguire tali finalità.
- Iscrizione e partecipazione al Summer Camp
Il trattamento dei dati comuni dei genitori e dei minori avverrà da parte nostra esclusivamente per dare seguito alla Sua richiesta di iscrizione al Summer Camp e per la partecipazione di Suo/a figlio/a all’iniziativa di AMICI ETS (art. 6.1, lett. b) del GDPR). La fornitura di tali dati è indispensabile al perseguimento di questa finalità. Ciò significa che, in caso di mancato conferimento, non sarà possibile iscriversi e partecipare al Summer Camp.
- Cura e protezione della salute dei minori
Tratteremo i dati relativi allo stato di salute di Suo/a figlio/a al fine di assicurarci che il minore risulti idoneo a partecipare all’iniziativa e per garantirne la sicurezza e salute durante l’intero svolgimento del Summer Camp, se del caso anche comunicando tali dati ai professionisti sanitari che collaboreranno con il Titolare durante l’iniziativa. In questo senso, Le chiediamo di fornirci il Suo consenso esplicito, ai sensi dell’art. 9.2, lett. a), del GDPR. Il conferimento di questi dati è facoltativo ma, in assenza, non saremo in grado di perseguire le anzidette finalità.
- Promozione del Summer Camp e di AMICI ETS
AMICI ETS tratterà le immagini dei minori che partecipano al Summer Camp al fine di realizzare contenuti fotografici e video nell’ambito dell’iniziativa, nonché al fine di pubblicarli su eventuali piattaforme interne del Titolare e anche su propri siti web e/o di terzi, nonché tramite media (ivi incluse le pagine social media - es: Facebook e Twitter - o su rassegna stampa locale, nazionale o internazionale), anche in connessione ad attività di promozione delle proprie attività istituzionali. Ciò avverrà sulla base del legittimo interesse di AMICI ETS a promuovere il Summer Camp e le proprie attività istituzionali (art. 6.1, lett. f) del GDPR). Il conferimento di questi dati è volontario e facoltativo.
Resta inteso che, oltre a quanto sopra indicato, potremo trattare i Suoi dati e quelli di Suo/a figlio/a per l’adempimento di obblighi di legge a cui siamo soggetti (art. 6.1, lett. c) del GDPR).
- COME SARANNO TRATTATI I DATI
Tratteremo i Suoi dati e quelli di Suo/a figlio/a sia in via informatica che in forma cartacea. In ogni caso, abbiamo adottato un’ampia serie di misure di sicurezza volte a prevenire, o quantomeno minimizzare, i pericoli di distruzione, perdita, modifica, divulgazione o accesso non autorizzato ai dati personali, in particolare quando idonei a rivelare lo stato di salute. L’eventuale a comunicazione dei dati ai professionisti sanitari che collaborano con il Titolare avverrà attraverso canali di trasmissione sicuri. Inoltre, per ciascuna finalità sopra descritta è escluso lo svolgimento di processi decisionali totalmente automatizzati.
- CHI TRATTERÀ I DATI
L’accesso ai dati personali sarà consentito, sotto il costante controllo diretto di AMICI ETS, solamente a personale interno o volontari debitamente autorizzati ed istruiti in merito ai necessari livelli di sicurezza e agli obblighi di tutela dei diritti degli interessati.
Eventuali fornitori di servizi che ci supportano in relazione alle nostre attività saranno adeguatamente vincolati a garantire almeno i medesimi livelli di protezione dei dati da noi garantiti, mediante la sottoscrizione di accordi ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
- A CHI SARANNO COMUNICATI I DATI
Gli eventuali professionisti a cui eventualmente comunicheremo i dati relativi a Suo/a figlio/a agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento. Ciò significa che gli stessi saranno anche tenuti a garantire, del tutto indipendentemente da noi (una volta ricevuti i dati), il pieno rispetto di ogni obbligo imposto dalla Normativa Privacy.
- PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I DATI
Conserveremo i dati personali sopra elencati per il solo tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e trattati. Ciò significa che:
- i dati raccolti per finalità di iscrizione e partecipazione al Summer Camp saranno conservati fino a quando non saranno trascorsi due (2) anni dalla conclusione dell’iniziativa;
- i dati raccolti per finalità di cura e protezione della salute dei minori saranno eliminati trascorsi trenta (30) giorni dalla conclusione del Summer Camp;
- i dati raccolti per finalità di promozione del Summer Camp e di AMICI ETS saranno conservati dal Titolare per il periodo di tempo strettamente necessario alle finalità sopra indicate, e in ogni caso fino all’inizio della prossima edizione del Summer Camp, fatti salvi i dati eventualmente oggetto di pubblicazione (ad es. pubblicati su portali di Amici ETS o su siti di terzi) i cui tempi di conservazione seguiranno le logiche del relativo mezzo di comunicazione.
Resta in ogni caso salvo l’ulteriore mantenimento richiesto ai sensi di norme di legge o di provvedimenti di autorità competenti, o necessario per consentire al Titolare di accertare, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria.
- DOVE TRATTIAMO I DATI
I dati personali saranno conservati nelle banche dati del Titolare, localizzate esclusivamente all’interno dello Spazio Economico Europeo e in nessun caso saranno trasferiti o trattati in paesi terzi. Qualora, per qualsiasi ragione, tale circostanza in futuro dovesse cambiare, sarà nostra cura avvisarLa e, soprattutto, imporre al destinatario dei dati livelli di sicurezza e protezione dei dati pari almeno a quelli da noi garantiti ai sensi della presente informativa (ad es. mediante la sottoscrizione di Clausole Contrattuali Standard).
- I DIRITTI RICONOSCIUTI DALLA NORMATIVA PRIVACY
La normativa vigente Le riconosce una serie di diritti che potrà esercitare in qualsiasi momento. Si tratta, nello specifico, del diritto di chiedere: (a) l’accesso ai dati, per sapere se sia o meno in corso un trattamento da parte nostra, ottenendo eventualmente conferma riguardo le seguenti informazioni: le finalità del trattamento; le categorie di dati personali coinvolte; i destinatari a cui i dati personali sono stati o potranno essere comunicati, in particolare se localizzati al di fuori dell’Unione Europea; il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non determinabile, i criteri utilizzati per identificare tale periodo; (b) la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti; (c) nei casi previsti dall’art. 17 del GDPR, la cancellazione dei dati personali; (d) la revoca dei consensi precedentemente forniti, fermo restando che ciò non pregiudica la liceità dei trattamenti svolti fino a quel momento; (e) la limitazione dei trattamenti, nelle ipotesi descritte dall’art. 18 del GDPR (con la conseguenza che i dati potranno essere trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il Suo consenso o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o per motivi di interesse pubblico rilevante); (f) nei casi previsti dalla Normativa Privacy, la portabilità dei dati, per riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico o per chiederne, se tecnicamente fattibile, la trasmissione diretta ad un altro titolare; (g) l’opposizione ai trattamenti svolti dal Titolare in virtù del proprio legittimo interesse
Fermo quanto sopra, in ogni momento potrà inoltre proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
- IL TITOLARE E IL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Il Titolare del trattamento è l’Associazione Nazionale per le Malattie Infiammatorie Croniche dell’Intestino, con sede a Milano, Via G. Bruschetti, n. 16. AMICI ETS ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (“DPO”) che è possibile contattare scrivendo all’indirizzo dpo@amiciitalia.net.
Per esercitare i Suoi diritti e/o per chiedere qualsiasi informazione riguardante i trattamenti di dati personali descritti nella presente informativa, potrà rivolgersi in qualsiasi momento al Titolare inviando una richiesta scritta all’indirizzo sopra riportato, oppure scrivendo una email al DPO di AMICI ETS.